Anruf weiterleiten

Manchmal sind Sie nicht der/die richtige Ansprechpartner/-in und Sie müssen Ihr Telefonat zum richtigen Gesprächspartner weiterleiten:

• Erklären Sie dem Anrufenden, dass Sie nicht der/die richtige Ansprechpartner/-in sind, sich aber darum bemühen, den Anruf an den/die korrekten Ansprechpartner/in weiterzuleiten. Versuch Sie dann, die Übergabe zu starten
• Sollte der/die korrekte Ansprechpartner/-in nicht erreichbar sein, teilen Sie den Anrufenden freundlich mit und übermitteln Sie die Nummer des Ansprechpartners bzw. der zuständigen Teamassistenz
• Sofern bekannt, teilen Sie ebenfalls mit, wann der/die Ansprechpartner/-in voraussichtlich wieder erreichbar sein wird

Telefon umstellen

• Sofern Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, stellen Sie Ihr Telefon bitte auf eine/n Kollegen/-in um
• Grundsätzlich gilt:
• Telefone müssen innerhalb der Abteilung umgestellt werden. Solange also Kollegen/-innen anwesend sind, müssen diese Ihre Anrufe entgegennehmen
• Erst, wenn die Abteilung unbesetzt ist, wird das Telefon an den Empfang umgeleitet
• Sollte eine Abteilung bereits frühzeitig nicht besetzt sein oder aufgrund eines Termins alle Telefone auf den Empfang umgestellt wurden, so ist der Empfang darüber zu informieren. Es ist mitzuteilen, wann die Abteilung voraussichtlich wieder zu erreichen ist