E-Mail Knigge
Stand: 07/2022
Stand: 07/2022
E-Mail Versand
AN
- Empfänger/-in sollte nur eine Person sein
- Form stets wahren: Anrede/Text/Grußformel
- E-Mail nie ohne Betreff senden (kurz und aussagekräftig)
- Stets aktuelle Firmensignatur verwenden
CC
- Sparsam verwenden
- Abwägung – wer benötigt diese Information wirklich
- Empfänger/-in im CC hat keinen Handlungsbedarf, dient lediglich zur Info
BCC
- Grundsätzlich nicht verwenden
TIPP
- Nehmen Sie sich Zeit zur Formulierung der E-Mails. Unter Zeitdruck vergisst man schnell etwas.
- Setzten Sie die Brille der Empfänger/-in auf: Welche Infos benötigt der/die Empfänger/-in? Was weiß er/sie bereits?
- Setzen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz, dies verbessert die Lesbarkeit.
- Nutzen Sie die automatische Rechtschreibprüfung.
- Lesen Sie die E-Mail vor dem Versand noch einmal durch und prüfen Sie, ob evtl. Anhänge vorhanden sind
- Setzten Sie den/die Empfänger/-in erst ein, wenn Sie die E-Mail formuliert haben und kontrolliert haben, so können Missgeschicke verhindert werden.
E-Mail Empfang
Weiterleiten
Erledigter Schriftverkehr
- Durch Weiterleiten wird die Verantwortung nicht abgeschoben – Nachverfolgung erforderlich
- Info an Absender/-in, wenn E-Mail weitergeleitet wird. Internen Schriftverkehr keinesfalls extern weiterleiten
- Neue/m Empfänger/-in kurze Zusammenfassung geben, damit er nicht den gesamten Verlauf nachvollziehen muss
Zur Ablage benötigt
- Projektordner auf Server anlegen und speichern
- Nicht im Posteingang speichern, da im Vertretungsfall nicht darauf zurückgegriffen werden kann
Antworten
- Antworten- nur der/dem Absender/-in antworten
- Alle Antworten – dem/der Absender/-in & Personen in CC antworten
- Betreff bei mehrmaligem Schriftverkehr anpassen – AW:AW:AW:AW: - keine Orientierung
- Bei neuem Thema – neuer Betreff
Nicht mehr zur Ablage benötigt
- Löschen – Postfach darf 2 GB nicht überschreiten
- Ebenfalls gesendete Elemente löschen, sowie Papierkorb endgültig löschen
TIPP
E-Mails nach Größe sortieren und diejenigen mit Anhängen löschen
E-Mails nach Größe sortieren und diejenigen mit Anhängen löschen
