FUNKTION
- Vorhersage/Berechnung der Antworten (Token) basierend auf Trainingsdaten
- Imitieren Muster, Stil und Struktur menschlicher Sprache
- Ergebnisse sind Vorschläge – daher immer fachlich zu prüfen
FREIGEGEBENE SYSTEME & ZUGÄNGE
- Nutzung nur in freigegebenen Workspaces/ Accounts
- Neue Tools nur nach Freigabe durch IT-Abteilung oder Geschäftsleitung
- Nicht zulässig: Private Accounts, unsichere Plugins/ Extensions
ERLAUBT
- Allgemeine Recherchen, Ideensammlung, Brainstorming
- Textentwürfe, Zusammenfassungen, Gliederungen, kurze Übersetzungen
- Strukturierung von Meeting-Notizen/Plänen ohne sensible Details bzw. personenbezogenen Daten
NICHT ERLAUBT
- Eingabe personenbezogener Daten (Kunden, Mitarbeitende, Bewerbende)
- Vertrauliche Unternehmensinformationen, IP/Geheimnisse, Finanz-/Vertragsdetails
- Nutzung nicht genehmigter Tools oder privater Accounts
- Automatisierte Entscheidungen ohne menschliche Prüfung
- Upload vertraulicher Dokumente oder Teilen von Unternehmensdaten mit Dritten.
DATENSCHUTZ & INFORMATIONSSICHERHEIT
RECHTLICHE GRUNDLAGEN & INTERE RICHTLINIEN
- Eingegebenen Daten dürfen nicht in die allgemeinen Lerndateien der LLM einfließen. Dies ist z. B. bei ChatGPT in den Einstellungen deaktivierbar.
- Datenklassifizierung beachten: Öffentlich, Intern, Vertraulich, Streng Vertraulich
- In externe KI nur „Öffentlich“ verwenden – keine sensiblen Dokumente hochladen
- Keine Langzeit-Speicherung von Prompts/Outputs in Dritt-Systemen ohne Freigabe
- Ergebnisse kritisch prüfen; bei Unsicherheit IT/Datenschutz kontaktieren
RECHTLICHE GRUNDLAGEN & INTERE RICHTLINIEN
- DSGVO: Keine personenbezogenen Daten in externen KI-Systemen verarbeiten
- Urheberrecht/Lizenzen: Quellen nennen, Plagiate vermeiden, Nutzungsrechte prüfen
- EU AI Act: Nutzung nur konformer Systeme gemäß interner Risikobewertung
- Interne KI-Nutzungsrichtlinie: Schulung, Freigabe, Einhaltung verpflichtend
TYPISCHE EINSATZSZENARIEN
- Text-Entwürfe, FAQ-Bausteine, Meeting-Agenda, Projektskizzen
- Zusammenfassung langer Texte ohne vertrauliche Inhalte
- Ideenfindung, Formulierungshilfen, Übersetzungen kurzer Abschnitte
SICHERHEIT & MELDEWEG
- Verdacht auf Missbrauch, Datenabfluss oder Fehlverhalten ? sofort IT/Datenschutz informieren
- Verstöße können disziplinarische und rechtliche Konsequenzen haben
- Regelmäßige Überprüfung der Nutzung durch Fachabteilungen IT und Datenschutz
KENNZEICHNUNGSPFLICHT
- Bei Veröffentlichung von KI-generierten Inhalten (Texte und Bilder), wenn für Außenstehende nicht klar erkennbar, dass künstlich erstellt oder bearbeitet wurde (insbesondere Deep Fake) – „generiert mit KI“
- Keine Kennzeichnung nötig, wenn nur intern genutzt oder redaktionelle Überprüfungen
